Vystavovanie dokladov | EDI

Čo je EDI?

EDI (Electronic Data Interchange – elektronická výmena dát) je moderný spôsob komunikácie medzi dvoma nezávislými subjektmi, pri ktorom dochádza k výmene štandardných štruktúrovaných obchodných a iných dokumentov elektronickou formou.

Zákazníci

I. Frekvencia vystavovania

Zákazníci si môžu voliť frekvenciu vystavovania daňových dokladov

• týždenne
• denne
• pri dodaní (na vyžiadanie u jednotlivých dokladov alebo pri platbe za hotovosť)

II. Spracovanie faktúry

Okrem toho sa volí spôsob spracovania daňového dokladu

• po akciách
• po objednávkach
• všetky dodávky naraz
• po jednotlivých dodávkach.

III. Formát faktúr

Daňové doklady môžu byť zákazníkovi predávané vo formáte

• pdf
• isdocx
• isdoc
• EDI DEK
• EDI DEK+pdf.

EDI DEK je založený na štandarde XML Idoc.

IV. Zaslanie faktúr

Faktúry sú zákazníkom zasielané

• poštou za poplatok
• e-mailom + poštou za poplatok
• e-mailom

Pokiaľ sú zasielané dva formáty súborov, sú zasielané v jednom maili.

V. Ostatné

• V sprievodnom e-maili je vždy uvedený link na stiahnutie dodacieho listu.

VI. Zmeny nastavení

Pokiaľ požadujete zmenu vystavovania daňových dokladov, kontaktujte svojho oblastného zástupcu alebo naše Zákaznícke centrum.

Dodávatelia

I. Frekvencia vystavovania

Dodávatelia tovaru vystavujú DEKu faktúry

• zároveň s dodaním tovaru

II. Spracovanie faktúry

V prípade, že je fakturovaný tovar s dodaním do skladov aj predajní, vrátane dodávok typu priama dodávka

• faktúra musí obsahovať číslo nákupnej objednávky, faktúry bez nákupnej objednávky budú dodávateľovi vrátené, DEK ich nedokáže spracovať
• na jednej faktúre môže byť fakturovaných viac nákupných objednávok jedine v prípade, keď je údaj o nákupnej objednávke uvedený v riadkoch faktúry (nie len v hlavičke faktúry)
• faktúra musí obsahovať číslo dodacieho listu
• na jednej faktúre môže byť fakturovaných viac dodacích listov jedine v prípade, keď je údaj o dodacom liste uvedený v riadkoch faktúry (nie len v hlavičke faktúry)
• tovar, ktorý dodávateľ fakturuje na jednom dodacom liste, musí byť DEKu zaslaný naraz, časť tovaru z dodacieho listu nemôže byť zaslaná neskôr (pretože sa napr. „nevošlo“, v takomto prípade musí byť zmenený dodací list aj faktúra)
• nikdy DEKu nevystavujte viacero verzií jedného daňového dokladu
• pokiaľ dodávateľ dodáva tovar pod iným číslom položky, než bolo objednané, alebo dodávateľ koriguje množstvo, pretože nebola zo strany DEKu dodržaná minimálna nákupná jednotka, je dodávateľ povinný upozorniť referenta odbytu, aby opravil nastavenie položky

V prípade, že je fakturovaný tovar do predajní

• dodávateľ nikdy dodatočne nevydodáva tovar, ktorý nemal v okamihu dodania k dispozícii

V prípade, že je fakturovaný tovar typu priama dodávka a dodávateľ zasiela len pdf formát faktúry

• zároveň s faktúrou musí byť zaslaný aj dodací list na mailovú adresu pobočky, ktorá tovar objednala

III. Formát nákupných objednávok na tovar

Nákupné objednávky DEK svojim dodávateľom zasiela vo formáte

• pdf
• EDI DEK + pdf
• EDI UN/EDIFACT - EANCOM D96A alebo D01B + pdf

IV. Zaslanie nákupných objednávok

• Mailom na adresu určenú dodávateľom
• AS2 point-to-point alebo s providerom dodávateľa (po uzatvorení prepojovacej zmluvy s týmto providerom)
• Ftps point-to-point
• Https point-to-point

V. Formát prijatých faktúr

• Isdocx
• isdoc
• EDI DEK+pdf
• EDI UN/EDIFACT - EANCOM D96A alebo D01B + pdf
• vo výnimočných prípadoch len pdf.

VI. Zaslanie faktúr

• mailom na nižšie uvedené adresy
• AS2 point-to-point alebo s providerom dodávateľa (po uzavretí prepojovacej zmluvy s týmto providerom, overte si prosím vždy u nás, že s Vaším providerom má DEK prepojenie zriadené)
• Ftps point-to-point
• Https point-to-point

(point-to-point = direct EDI = priama bezpečná linka medzi dvoma obchodnými partnermi)

• Zvoleným spôsobom je nutné zasielať výhradne faktúry, nie iné doklady, ako sú dodacie listy alebo potvrdenia dobropisov.
• Pokiaľ je daňový doklad zasielaný v dvoch formátoch súborov, môžu byť zasielané v jednom spoločnom maili alebo aj vo viacerých mailoch.
• Faktúry nie je možné zasielať POŠTOU, poštou zaslané daňové doklady sú skartované.

Mailové adresy:

VII. Ostatné

• ISO DEK číselník merných jednotiek je používaný pri EDI pre konvertovanie interne používaných jednotiek na štandardné merné jednotky (ISO codes).
• V prípade, že Váš informačný systém EDI komunikáciu nepodporuje, kontaktujte niektorého z renomovaných providerov, ktorý Vám na svojich serveroch zriadi tzv. EDI schránku. Táto schránka slúži k ukladaniu a konverzii EDI správ u providera a je identifikovaná pomocou GLN kódu. Na Váš server bude inštalovaná aplikácia vybraného providera, ktorá bude slúžiť ku komunikácii medzi Vaším informačným systémom a schránkou.

VIII. Zmeny nastavenia

Pokiaľ požadujete zmenu zasielania nákupných objednávok alebo daňových dokladov, kontaktujte svojho produkt manažéra.

• ISO merné jednotky
• EANCOM D96A INVOIC + ORDERS
• EANCOM D01B Syntax 4 ORDERS
• EANCOM D01B Syntax 4 INVOIC
• EDI DEK Obecný popis INVOICES
• EDI DEK Obecný popis ORDERS
• EDI DEK Príklad INVOICES
• EDI DEK Príklad ORDERS